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公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇一
2015年04月29日 星期四 14:25
一、登記的主要內(nèi)容:
1.獲取賓客個(gè)人資料;
2.滿足賓客對(duì)客房和房?jī)r(jià)的要求;
3.辦理登記手續(xù);
二、登記的目的:
1.使飯店獲取有關(guān)客人的重要信息;
2.為客人分房和定房?jī)r(jià);
3.確定客人預(yù)期離店的日期;
三、入住登記操作過程的五個(gè)重要概念:
料;
2.分房定價(jià)-------分配客房及定房?jī)r(jià);
四、登記表的確定內(nèi)容:
1.所需客房數(shù)和床數(shù);
2.預(yù)計(jì)逗留時(shí)間;
3.付款方式;
4.客人的姓名和地址;
五、登記過程中應(yīng)注意的原則:
1.客房的分配和定價(jià)以飯店可供客房狀況為基礎(chǔ);
2.入住登記時(shí)應(yīng)向客人說明房?jī)r(jià),且請(qǐng)客人簽名;
六、分配房間和定房?jī)r(jià):
況;
1.對(duì)vip客人,一般要安排較好的或豪華的房間;
較低的房間;
利于管理;
到和熱情;
7.根據(jù)客人是否持有貴賓卡確定貴賓優(yōu)惠價(jià);
8.根據(jù)客人是否合約掛帳公司確定合約價(jià);
9.根據(jù)團(tuán)體客或旅行社合約折扣確定合約價(jià);
10.根據(jù)老總或董事簽名確定折扣價(jià);
11.一般散客按現(xiàn)行房?jī)r(jià)確定房?jī)r(jià);
七、確認(rèn)保證金方式:
1.根據(jù)酒店規(guī)定和不同房類收取相應(yīng)的現(xiàn)金做為擔(dān)保;
2.根據(jù)客人意愿接受信用卡預(yù)先錄卡為擔(dān)保;
3.根據(jù)客人是否屬合約掛帳公司進(jìn)行掛帳簽單形式擔(dān)保;
4.根據(jù)客人意愿抵押存放有效證件和貴重物品進(jìn)行抵押擔(dān)保;
5.根據(jù)客人的重要性和與老總、各董事關(guān)系,請(qǐng)老總、董事簽名擔(dān)保;
6.屬負(fù)責(zé)接待的請(qǐng)示老總和有關(guān)有權(quán)人員簽署,無須擔(dān)保。
八、完成入住登記手續(xù):
3.填寫客房狀況控制表,輸入登記資料于電腦接待系統(tǒng); 4.建立客人有關(guān)資料檔案史。
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1.【管理層級(jí)關(guān)系】
直接上級(jí):部門經(jīng)理
2.【崗位職責(zé)】
(1)負(fù)責(zé)前臺(tái)的日常管理工作,以身作則并保證前臺(tái)全體員工認(rèn)真執(zhí)行酒店各項(xiàng)規(guī)章制度。
(2)制定、修改、完善前臺(tái)管理程序及工作程序;
(5)負(fù)責(zé)檢查和控制前臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量;
(9)負(fù)責(zé)對(duì)員工進(jìn)行工作質(zhì)量評(píng)估與考核;
(10)做好對(duì)客服務(wù)用品的領(lǐng)用工作;
(11)按時(shí)完成部門下達(dá)的其它各項(xiàng)指令。
3.【工作內(nèi)容】
(1)參加經(jīng)理主持的部門工作會(huì)議,并將會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá);
(2)主持整個(gè)前臺(tái)及行政樓層管理工作;
(3)制定并開展本崗位培訓(xùn),提高員工業(yè)務(wù)技能;
(4)每周召開分部培訓(xùn)及工作總結(jié)會(huì);
(6)檢查員工對(duì)當(dāng)日客情及每日酒店活動(dòng)熟悉情況;
(7)根據(jù)當(dāng)日工作情況進(jìn)行合理工作分配,并對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行檢查;
(8)當(dāng)日散客、團(tuán)隊(duì)、會(huì)議的排房是否符合訂單及特殊要求并落實(shí)好;
(9)抽查在店客人入住登記單的填寫質(zhì)量及電腦信息錄入是否符合標(biāo)準(zhǔn);
(10)檢查memo及通報(bào)的落實(shí)情況;
(11)整理前臺(tái)轉(zhuǎn)交物品;
(12)每日對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核及評(píng)估,每月向經(jīng)理呈報(bào)考核結(jié)果;
(13)負(fù)責(zé)前臺(tái)與其他部門的協(xié)調(diào)與溝通;
(14)按時(shí)完成部門下達(dá)的其它各項(xiàng)指令。
一、 前臺(tái)崗位職責(zé)與工作內(nèi)容
【管理層級(jí)關(guān)系】
直接上級(jí):前臺(tái)領(lǐng)班
【崗位職責(zé)】
(1)銷售客房;
(3)掌握住客動(dòng)態(tài)及信息資料,控制房間狀態(tài);
(4)為客人辦理?yè)Q房、調(diào)整房?jī)r(jià)等情況,并跟蹤預(yù)離房間狀態(tài);
(5)提供對(duì)客及對(duì)內(nèi)的咨詢及留言、轉(zhuǎn)交物品工作;
(6)協(xié)調(diào)對(duì)客服務(wù);
【工作內(nèi)容】
1、崗前認(rèn)真閱讀交-班本,了解并落實(shí)上一班移交的事項(xiàng)。查閱發(fā)文了解當(dāng)天會(huì)議情況以提供各種問訊服務(wù)。
2、根據(jù)預(yù)訂情況提前做好預(yù)訂客人的房間安排并準(zhǔn)備好房卡。
3、對(duì)預(yù)訂的團(tuán)隊(duì)做好房間安排并準(zhǔn)備好房卡,將團(tuán)隊(duì)相應(yīng)信息送達(dá)客房及總機(jī)。
4、辦理客人入住登記手續(xù),確保資料的錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。
5、辦理住店客人用房及在店客人換房、房?jī)r(jià)變更手續(xù)。
6、核對(duì)并落實(shí)預(yù)訂中特殊要求或vip接待的落實(shí)情況。
7、積極推銷并努力完成銷售任務(wù)。
8、收集在店客人的各種特殊需要及反饋意見,并呈報(bào)大堂副理。
9、接收散客的臨時(shí)入住及預(yù)訂。
10、熟記??图皏ip客人姓名、職務(wù),提供個(gè)性化服務(wù)。
11、根據(jù)客人要求辦理延遲退房或延期離店手續(xù)。
12、提供各種問訊服務(wù)
二、工作項(xiàng)目、程序及標(biāo)準(zhǔn)
3、團(tuán)隊(duì)入住的工作標(biāo)準(zhǔn)
6、會(huì)議團(tuán)隊(duì)的入住標(biāo)準(zhǔn)
一、客戶接待與服務(wù)
1、負(fù)責(zé)來訪客戶的接待工作,包括為客戶讓座、遞上茶水,咨詢客戶來訪意圖,對(duì)客戶來訪進(jìn)行登記。(填寫《來訪客戶登記表》)
2、負(fù)責(zé)為前來咨詢裝修的客戶,安排接待設(shè)計(jì)師。在給客戶介紹設(shè)計(jì)師時(shí),應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)師進(jìn)行推崇。
3、在安排設(shè)計(jì)師接待工作前,應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)師手頭現(xiàn)有的工作充分掌握,做到合理安排。(設(shè)計(jì)師工作量、設(shè)計(jì)水平等)
4、及時(shí)對(duì)設(shè)計(jì)師服務(wù)的客戶進(jìn)行跟進(jìn),督促設(shè)計(jì)師對(duì)咨詢客戶進(jìn)行追蹤服務(wù),然后填寫《意向客戶溝通記錄表》。
5、對(duì)已與我公司簽單的客戶,進(jìn)行施工跟進(jìn)回訪,施工期間跟進(jìn)不得低于三次,了解客戶對(duì)施工服務(wù)的看法,并及時(shí)將跟進(jìn)記錄上報(bào)給公司經(jīng)理。
6、對(duì)已竣工的客戶進(jìn)行電話回訪,原則上應(yīng)該在保修期內(nèi),每季度回訪一次,并填寫《竣工客戶售后服務(wù)記錄表》,及時(shí)將客戶反映的問題,反饋到工程部,對(duì)需要保修的工程,督促工程部進(jìn)行保修。并將工程部維修情況及時(shí)反映到公司經(jīng)理處。
7、為非裝修客戶提供服務(wù),及時(shí)引薦到各部門。
8、接聽電話,以真誠(chéng)甜美的聲音,展現(xiàn)公司良好的形象。
二、文秘服務(wù)工作
1、為前來應(yīng)聘的求職者提供服務(wù),安排填寫《應(yīng)聘表》,并及時(shí)將應(yīng)資料上報(bào)到公司人力資源部門。人力資源部門審核后,由前臺(tái)通知應(yīng)聘者前來面試。前臺(tái)將《應(yīng)聘表》《面試記錄表》交給面試部門主管。當(dāng)人才被錄用后,由前臺(tái)負(fù)責(zé)通知其前來報(bào)到。
2、人才報(bào)到后,由前臺(tái)將應(yīng)聘人員提交的資料進(jìn)行整理,填寫《錄用人員資訊表》,粘貼各種證件。
3、負(fù)責(zé)公司內(nèi)日??记诘挠涗浌ぷ鳎瑢?duì)遲到早退、曠工等記錄及時(shí)上報(bào)到財(cái)務(wù)處。
三、工作處罰條例
對(duì)以上各條,前臺(tái)應(yīng)完整地完成。出現(xiàn)失誤,依下規(guī)定處罰:
1、不及時(shí)填寫各種表格,每檢查到一次,罰款50元;
3、客戶服務(wù)跟進(jìn)不及時(shí)(施工客戶沒有跟進(jìn)到三次,竣工客戶沒有每季度回訪一次,回訪后沒有及時(shí)將問題反映到相關(guān)部門并超過24小時(shí),造成客戶打電話投訴到經(jīng)理處)處罰50元。
酒店前臺(tái)接待崗位職責(zé) 1.前廳接待員應(yīng)保持正確而美觀的站位姿態(tài),站立時(shí)兩手自然后背,左手抱右手拳,抬頭、挺胸、兩眼目視前方,雙腿自然合攏,站位時(shí)間不得隨意走動(dòng),不得東張西望,交頭接耳,以上工作做的不好,承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任10元。
2.前廳接待員必須具備良好的自身素質(zhì)和文化修養(yǎng),著裝要整潔整齊,口齒伶俐,語(yǔ)言簡(jiǎn)練、清晰,要用普通話,不許留長(zhǎng)發(fā)、奇發(fā)、胡須,不許佩帶與工作無關(guān)的物件,不吃帶異味的食品,面部始終帶有微笑,以上要求沒有做好,承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任10元。
3.前廳接待員應(yīng)經(jīng)常性的征詢客人意見,看管好賓客意見薄,未經(jīng)值班經(jīng)理批準(zhǔn)不允許任何人擅自撕毀意見薄上的內(nèi)容,以上做得不好,承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任10元。
4.前廳接待員要善于記住經(jīng)常來店消費(fèi)賓客,主動(dòng)了解他們的姓名和電話,協(xié)助前廳主管和值班經(jīng)理建立和完善賓客檔案,對(duì)一些尊貴和重要的客人應(yīng)及時(shí)通知值班經(jīng)理和總經(jīng)理接待。
5.前廳接待員應(yīng)熟知公司的服務(wù)項(xiàng)目、硬件環(huán)境、以及價(jià)格政策,對(duì)新來店光顧的客人應(yīng)主動(dòng)上前介紹,做到熱情、流利。
6.前廳接待員要善于從客人的乘坐車輛、言談舉止,衣著打扮、面色神情上判定客人的消費(fèi)能力和消費(fèi)需求,從而進(jìn)行有針對(duì)性的推銷工作。
7.接待對(duì)消費(fèi)情況有疑問的客人時(shí),前廳接待員應(yīng)配合收銀員通過收銀臺(tái)上的消費(fèi)顯示系統(tǒng)向客人耐心、細(xì)致的講解消費(fèi)內(nèi)容,打消客人疑問。
8.前廳接待員應(yīng)及時(shí)掌握客人在前廳內(nèi)進(jìn)行的所有投訴意見,及時(shí)了解情況,及時(shí)記錄,及時(shí)匯報(bào),不得出現(xiàn)隱瞞不報(bào)的情況,也不得有提供假情況的行為。
9.堅(jiān)守崗位,把好門望,在沒有領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下,謝絕參觀,特殊情況,經(jīng)批準(zhǔn)可以參觀的,須請(qǐng)客人穿上鞋套或換上拖鞋,由接待員陪同參觀,時(shí)間不能太長(zhǎng),一般不能超過10分鐘。
10.工作時(shí)間內(nèi)無特殊情況謝絕外來人員進(jìn)入營(yíng)業(yè)區(qū)內(nèi)找人,需要找人,由接待員電話聯(lián)系或替客人找。前廳內(nèi)禁止工作人員會(huì)客或閑談、說笑打鬧、吃零食、抽煙等不良行為,發(fā)現(xiàn)以上情況,承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任10元。
11.負(fù)責(zé)外來施工和內(nèi)部服務(wù)人員的監(jiān)管工作,內(nèi)部物品絕不允許帶出工作區(qū),外出服務(wù)人員的包要接受檢查,拒絕檢查者罰款10元;內(nèi)部員工不得帶食品或危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司。
12.進(jìn)入營(yíng)業(yè)區(qū)的人員都要在進(jìn)門處脫鞋和換鞋,將鞋放入內(nèi)部員工專用鞋柜,同時(shí)必須關(guān)好柜門,赤腳進(jìn)入營(yíng)業(yè)區(qū),以上工作沒有做好,承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任10元。
13.前廳接待員應(yīng)隨時(shí)注意前廳內(nèi)的衛(wèi)生狀況,如煙缸超過2個(gè)煙頭、痰盂水色不清都必須撤換,前廳內(nèi)不得有明顯的蒼蠅飛旋,礦泉水桶擺放不能露在前廳沙發(fā)處以外,飲水機(jī)上的水桶不能帶有塑料包裝。
求、客流量等實(shí)際情況合理開關(guān)。
接待專員崗位職責(zé):
5.負(fù)責(zé)公司文件、通知的分發(fā),做好分發(fā)記錄并保存
6.配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作
7.負(fù)責(zé)管理前臺(tái)辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)
10.負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等,差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記
11.對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問題及時(shí)匯報(bào),提出工作改進(jìn)意見
12.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時(shí)工作
一、 負(fù)責(zé)預(yù)定銷售客房:
1、接到客人的預(yù)定客房電話(使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)接聽電話)。
2、詢問定房人的姓名(先生/小姐,請(qǐng)問您貴姓……請(qǐng)稍候……)
3、查看電腦入住率,是否接受入住(抵達(dá)時(shí)間,所需要房型,及大概入住的天數(shù))
4、接受預(yù)定,與來電者確定信息(訂房者姓名、入住客人姓名/單位、入住和離店時(shí)間、房間數(shù)和房型以及房?jī)r(jià))
5、與訂房人確定付費(fèi)方式和聯(lián)系方式,以方便聯(lián)系。
6、向訂房人復(fù)述全部紀(jì)錄并做確認(rèn)后,錄入前臺(tái)電腦系統(tǒng)。(感謝訂房人來電)
7、如非常重要的訂房信息,需要口頭向下一班接-班工作人員交-班,做好準(zhǔn)備事項(xiàng)。
二、 辦理客人入住流程:
1、客人進(jìn)門,前臺(tái)負(fù)責(zé)接待,要先說歡迎語(yǔ),再說問候語(yǔ),最后詢問客人需要。
3、根據(jù)客人需要,為其介紹房間類型及收費(fèi)方式。
4、確認(rèn)入住后,仔細(xì)核對(duì)期有效證件(身份證、護(hù)照、駕駛證、港澳通行證、士兵/軍官證)后,掃描并錄入電腦存檔。
5、確認(rèn)客人的入住天數(shù),向客人明列其需要繳納的押金(對(duì)于長(zhǎng)住客,盡量多收押金)或是房租,確定支付方式。
6、向住客開押金單/收據(jù)、住房通知單以及房卡,最后溫馨提示房客客棧里的注意事項(xiàng)。
7、根據(jù)客人需求,在電腦系統(tǒng)管理中或是交接-班中,注明房客的代辦事項(xiàng):morning call 、請(qǐng)勿打擾等事項(xiàng)。
8、前臺(tái)要與各號(hào)院隨時(shí)核對(duì)房態(tài),以免在租住過程中,出現(xiàn)失誤。
三、 辦理客人離店手續(xù):
1、每天中午12:00為前一天(更久)房客的退房時(shí)間,如果需要退房的房客當(dāng)天12:00后,18:00前未退房者,按超時(shí)收取其半天房租;如超過18:00未退房者,再按全天收取房費(fèi)。
2、距離退房時(shí)間半個(gè)小時(shí)的時(shí)間,從各號(hào)院服務(wù)員處了解或是電話詢問房客(x先生/小姐您好!這里是前臺(tái),請(qǐng)問今天還要續(xù)住嗎……?),是否要退房,注意分類退房房客和續(xù)住房客。
3、客人辦理退房手續(xù),需收回押金單(收據(jù))、房卡。并通知所在號(hào)院服務(wù)員查房(有償使用物品、家私配置是否有缺少或損壞),并根據(jù)電腦或是工作表單記錄,詳細(xì)核對(duì)房客應(yīng)付房租、電話費(fèi)或其它服務(wù)費(fèi)用。并向客人明列其消費(fèi)明細(xì),扣除消費(fèi)費(fèi)用,并接到樓層查房電話通知(未有使用有償使用物品、家私損壞的行為)后,退還其房間押金。叮囑客人慢走,歡迎下次光臨。
ps:1、當(dāng)天退房高峰期,客人較多時(shí),接待工作應(yīng)忙而不亂:辦理第一位、詢問第二位、再招呼第三位。
a每間客房只配一張房卡,因此房客的住房資料一定要詳細(xì)登記。 b如若房客在住房過程中,遺失房卡,此房卡賠償有客人負(fù)責(zé)。 c如若退房時(shí),前臺(tái)末向客人收回房卡/未向各號(hào)院服務(wù)員確認(rèn)是否交回房卡,造成房卡遺失,則此賠有當(dāng)班辦理退房手續(xù)的員工負(fù)責(zé)。 d因此,早、晚、夜交接-班人員要根據(jù)當(dāng)班的住房率,仔細(xì)核對(duì)房卡、房態(tài)。
3、電話通知客人退房時(shí):對(duì)當(dāng)天還要續(xù)住的房客,則要順便通知房客:方便的時(shí)候要到前臺(tái)繳納當(dāng)天的房費(fèi)或是押金。
4、房客退房時(shí),接到各號(hào)院的退房通知后:要根據(jù)各號(hào)院的通知,對(duì)有償使用的物品和家私的損壞,照?qǐng)?bào)價(jià)表收費(fèi)。如果房客有以上的的消費(fèi)行為發(fā)生,而各號(hào)院沒有檢查出的話,此費(fèi)用由查房服務(wù)員負(fù)責(zé)。否的話,由當(dāng)班前臺(tái)員工負(fù)責(zé)。
四、 電話接聽服務(wù)
2、內(nèi)線接聽:您好!前臺(tái)(總機(jī)),請(qǐng)問有什么可以幫到您?如果來電顯示到確切的房間號(hào),則要尊稱客“先生/小姐/夫人/經(jīng)理/老總”前加上客人姓氏。
4、電話機(jī)旁隨時(shí)準(zhǔn)備記錄用的紙和筆,方便記錄來電者留下需要轉(zhuǎn)達(dá)的口迅,詳其:留言者、留言時(shí)間、留言內(nèi)容、需要轉(zhuǎn)達(dá)的對(duì)象。
五、 拔打電話注意事項(xiàng):
1、形象得體,身體不可依靠桌、椅、墻壁、更不能坐在桌子或椅背上。
2、工作當(dāng)中,長(zhǎng)話短說,不可長(zhǎng)時(shí)間使工作電話占線,以免影響業(yè)務(wù)信息的傳達(dá)。
3、通話當(dāng)中,時(shí)刻保持微笑,對(duì)方“聽”得到。
4、通話時(shí),嘴里不可嚼東西,是不尊重別人的行為。
5、工作人員,工作時(shí)間,不可以使用公司通通迅設(shè)備拔打本地或長(zhǎng)途私人電話。
6、通話結(jié)束后,要說些客氣的話語(yǔ):麻煩了、打擾了、謝謝、再見。要先等對(duì)方掛電話后再放下話筒。
六、 解答客人疑問,處理客人的投訴、意建和要求:
1、以積極的態(tài)度聽取和處理客人的投訴。
2、換位思考,能轉(zhuǎn)換角色,設(shè)身處地的為客人考慮。
3、在不違反規(guī)章制度的前提下,盡可能滿足客人的需求。
4、寬容、忍耐,無論任何原因不和客人爭(zhēng)辨,把理讓給客人。
5、盡量維護(hù)客人的自尊,哪怕錯(cuò)在客人,也盡量“搭梯”讓客人下臺(tái)。
6、維護(hù)客棧的形象和聲譽(yù),原則問題不放棄立場(chǎng)。但時(shí)刻注意語(yǔ)言的表達(dá)方式:a表情要自然、大方,不要驚慌失措,更不可心不在焉。
b語(yǔ)調(diào)要柔和,說話聲音不可過大,用商討或是詢問的口吻與客人交談。
c談話的體態(tài),與客人商討時(shí),動(dòng)作不可過大,不要手舞足蹈,更不要用手指人,雙手不可交叉放在胸前。
7、對(duì)客人的任何意建和投訴,均應(yīng)給予明確合理的解釋或是交待。對(duì)于事態(tài)嚴(yán)重者,則要即刻報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
8、對(duì)客人提出合理建議、批評(píng)和投訴表示感謝,并向客人解釋:在客棧條件成熟的情況下,我們會(huì)采納的。
ps:理性的看待的客人的投訴和批評(píng),則反應(yīng)旅業(yè)員工的最佳職業(yè)素養(yǎng)。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇二
2.收發(fā)傳真并轉(zhuǎn)交給部門
3.管理辦公用品,辦公用品的尋價(jià)及採(cǎi)購(gòu),對(duì)公司人員申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品進(jìn)行登記,發(fā)放。每月與行政,財(cái)務(wù)進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)工作,并將匯總表上報(bào)給部門經(jīng)理一份。
4.承辦員工考勤工作和外出登記,每天檢查到崗情況,每天不定時(shí)檢查員工有無中途離崗等等,違反考勤制度的,沒有正規(guī)手續(xù)的,一律嚴(yán)格按制度執(zhí)行,無特殊情況當(dāng)月考勤在次月第二日內(nèi)完成,每天更新考勤表電子版,連同工作日志一同發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
5.規(guī)范化公司固定資出產(chǎn)的庫(kù)和入庫(kù)工作和出庫(kù)單入庫(kù)單的規(guī)范使用和管理,出庫(kù)或領(lǐng)用、庫(kù)存,建立電子版,每天發(fā)給主管行政的領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
6.協(xié)助人事辦理人員離職,入職的相關(guān)手續(xù)
7.快遞的收發(fā)工作,并做好登記本人簽字確認(rèn)的相關(guān)工作
8.每日向全公司人員收集個(gè)人日?qǐng)?bào)內(nèi)容,整理好及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)
9.及時(shí)申請(qǐng)交納水費(fèi),快遞費(fèi),辦公用品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷工作
10.隨時(shí)更新和管理員工的通訊錄併發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)及各個(gè)分公司
11.及時(shí)下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的各類通知包括口頭通知
12.給招聘主管做好面試人員面試接待的工作
13.信件和書刊的收發(fā),并做好相關(guān)的登記工作
14.票務(wù)的查詢
15.公司員工飲用水的訂購(gòu)及管理
16.定期抽查辦公區(qū)內(nèi)是否存有的安全隱患問題
17.會(huì)議室使用管理和客戶接待引見支持工作
18.會(huì)議結(jié)束后清理會(huì)議室
18.協(xié)助好各部門組織公司活動(dòng)等事宜
19.協(xié)助各部門打印相關(guān)信息
20.協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)完成辦公室日常事務(wù)以及其他部門相關(guān)工作等事宜。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇三
前臺(tái)行政工作
一、衛(wèi)生清潔
會(huì)議室、會(huì)客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生
1、上班第一時(shí)間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào),整理會(huì)客室跟上級(jí)的辦公室。注意事項(xiàng):煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。
2、早上各個(gè)辦公室進(jìn)行開門、開窗通風(fēng);如有臟污需及時(shí)清理。
需要提醒辦公室員工對(duì)自己的辦公區(qū)域進(jìn)行及時(shí)清潔;
5、下班前關(guān)掉會(huì)客室茶桌電磁爐的開關(guān),關(guān)好門窗。
6、下班前整理好辦公桌椅,電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線,電話需統(tǒng)一擺放,保持整潔度。
7、下班時(shí)檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。
二 會(huì)議
1、行政助理負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作,辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失,應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行維修,確保不影響各部門正常使用。
傳真工作
傳真件必須按照公司已有的模板傳送。
3、快遞工作
收發(fā)快遞,按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時(shí)間由收件人領(lǐng)?。奔猓?/p>
四 辦公用品采購(gòu)與管理
1、各部門需求計(jì)劃收集
2、其他公共物品采購(gòu)計(jì)劃
公共物品包括:茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計(jì)劃內(nèi)的物品,以及其
他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購(gòu)的物品,此項(xiàng)公共物品若臨時(shí)急用,可報(bào)經(jīng)副總,進(jìn)行臨時(shí)采購(gòu),如果非急用,可在每月25日前匯總需求計(jì)劃,進(jìn)行集中采購(gòu)。
3、采購(gòu)流程
b、憑借審批的采購(gòu)申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理借支手續(xù);
五、辦公用品發(fā)放
2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。
3、每月定時(shí)對(duì)辦公用具進(jìn)行盤點(diǎn)。
六、辦公用品使用管理,
七 來客接待
接待流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;
3、倒水
4、通知相關(guān)工作人員有人來訪;
5、來客告辭時(shí)起身道別;
6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔;
9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。
八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作
1、協(xié)助制定放假通知、會(huì)議通知等公文的書寫、張貼工作;此類文書在有效期后均需存檔。
2、放行條管理:依次為放行條編碼,對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
3、公司證件:公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
九 通訊錄管理
1、熟悉公司人員的及通訊電話,及時(shí)更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式,負(fù)責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請(qǐng)郵箱,同時(shí)更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。
十 車輛管理
一、車輛申請(qǐng)使用管理
1、備有《車輛使用申請(qǐng)表》,由用車人在用車前填寫此表,并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字,行政部留存;若使用人在使用前未能填寫,則交車后補(bǔ)填。
2、使用人憑申請(qǐng)表到管-理-員處取車。
十一、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)
1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護(hù):若遇上ip地址重復(fù)情況,可按以下步驟更改
步驟:a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運(yùn)行對(duì)話框,輸入cmd
b、輸入ipconfig(輸入法為英語(yǔ)即單擊,為中文即雙擊enter鍵)即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。
c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)(即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)),打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心,點(diǎn)擊“更改適配器配置”,右擊本地連接,選擇屬性,雙擊tnternet 協(xié)議版本4,選擇“適用下面的ip地址”進(jìn)行更改ip地址。
十二、公司鑰匙的管理:公司鑰匙的編號(hào)均按照辦公桌下的插座編碼編排,需對(duì)員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。
十三、考勤
考勤記錄:下載考勤設(shè)備的記錄,根據(jù)外出單、請(qǐng)假單等進(jìn)行考勤的核對(duì)和整理。
1、人員外出登記
b、回到公司在《外出申請(qǐng)單》上登記回來時(shí)間以及辦事情況;
c、特殊情況,外出前未登記,需回公司后及時(shí)補(bǔ)登;
d、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工,并于每月將外出情況匯總,與 考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。
2、請(qǐng)假:如有員工請(qǐng)假,需到填寫《假期申請(qǐng)單》并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù);交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù);若上級(jí)不同意,需注明理 由再返回申請(qǐng)人。若特殊情況,未能提前提出假期申請(qǐng),需及時(shí)致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由,征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請(qǐng)假,回公司要及時(shí)補(bǔ)登。
十四、招聘
十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時(shí)性工作。
附:日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。
制作者:卡卡
一、日常接待
1. 接待來訪者:接待不明目的的'來訪者,先問清對(duì)方來訪原因,根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員,還是需要找公司相關(guān)人員再進(jìn)行接待。
2. 接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)實(shí)驗(yàn)室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。
3. 接聽轉(zhuǎn)接電話:前臺(tái)是總機(jī)電話,一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機(jī),根據(jù)通訊錄的分機(jī)號(hào)碼,準(zhǔn)確的進(jìn)行電話轉(zhuǎn)接;接聽咨詢電話,若在前臺(tái)接到咨詢電話,如對(duì)方不明確自己的咨詢顧問是誰(shuí),直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。
4. 接待推銷人員:上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕,告知上班時(shí)間在公司推銷,會(huì)影響他人工作,若有員工需要他們的服務(wù),告知相關(guān)部門員工直接與其對(duì)接。
5. 面試人員:請(qǐng)面試人員在前臺(tái)處填寫面試人員資料表,并帶領(lǐng)其前往會(huì)議室等待,通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。
6. 接待頻繁往來的相關(guān)人員:
b) 物業(yè)公司,公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)的聯(lián)系工作;
c) 送水公司,關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況,及時(shí)聯(lián)系送水,每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫清送水“xx”桶,拿走空桶“xx”個(gè)即可。每月月底結(jié)賬,填寫請(qǐng)款單提交辦公室主任,向財(cái)務(wù)申請(qǐng)費(fèi)用支付。同時(shí)關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常,如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。
二、 辦公用品管理
4. 結(jié)算:每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票,確認(rèn)無誤后,填寫支出單,報(bào)財(cái)務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。
三、日常事務(wù)
5. 每周一定時(shí)查看公司信箱,將信件發(fā)放至員工手中;
7. 公司有人員招聘時(shí),協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項(xiàng)事宜;
8. 收發(fā)傳真,協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真;
9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動(dòng),如員工生日會(huì)、公司集體活動(dòng)、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。
10. 新員工入職時(shí),提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,并收取新員工的個(gè)人身份證明(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片)的復(fù)印件,提交辦公室主任整理歸檔。
11. 積極配合公司的市場(chǎng)宣傳活動(dòng),做好后勤保障工作。
四、 接待工作
1. 接待前準(zhǔn)備工作
b) 會(huì)議室桌椅布置:在開會(huì)前將會(huì)議室的桌面收拾整潔,會(huì)議椅歸位;
d) 相機(jī):準(zhǔn)備公司相機(jī),為來客拍照留念所用。
f) 預(yù)訂酒店:如需為來客預(yù)訂酒店,確認(rèn)主客姓名后,電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間,預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報(bào)確認(rèn)。
2. 會(huì)議中服務(wù)工作
a) 為開會(huì)人員添加茶水;
b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會(huì)議支持;
c) 安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議中的攝像工作;
3. 會(huì)議后完善工作
a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念,并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。
b) 如遇重要客戶來訪,應(yīng)及時(shí)將會(huì)議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。
d) 會(huì)議后器材的歸庫(kù):會(huì)議后器材應(yīng)及時(shí)歸庫(kù),將相機(jī)及其他器材放回原處。
一、行政辦公管理模塊:
(一)環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查,植物的維養(yǎng)工作
2、隨時(shí)保持辦公區(qū)整潔,定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔;
3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對(duì)辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng),澆水、施肥等,并在《植物維養(yǎng)明細(xì)表》上做好詳細(xì)登記。
注意事項(xiàng):1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊;
2、及時(shí)補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等,保障公司后勤配備。
相關(guān)記錄:《植物維養(yǎng)指南》——前臺(tái)
《植物維養(yǎng)明細(xì)表》——前臺(tái)
(二)報(bào)刊雜志的收發(fā)
2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報(bào)紙《四川日?qǐng)?bào)》、《金融投資報(bào)》送至董事長(zhǎng)辦公室(具體要求見《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》)。
業(yè)不能及時(shí)送達(dá),前臺(tái)應(yīng)及時(shí)到大廳取回。
相關(guān)記錄:《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》——前臺(tái)
(三)對(duì)辦公區(qū)域的管理
工作流程:1、上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān);
2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。
處理,并在第二天上班后提醒同事注意;
醒注意。
相關(guān)記錄:《員工日常行為規(guī)范違規(guī)(紀(jì))記錄表》——行政主管。
(四)接待——面試、客戶來訪
工作流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;
3、如有必要,安排來訪者前往前臺(tái)前面的會(huì)議桌稍坐片刻;
4、準(zhǔn)備招待茶水飲料;
5、通知相關(guān)工作人員有人來訪;
6、如有需要,每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時(shí)起身道別;
訪登記簿》上注明;
10、及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。
2、《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄,并及時(shí)將使用完的記錄歸檔保管;
4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。
按下正對(duì)大門的前臺(tái)座位下的開關(guān),即可打開大門;
6、中午辦公室必須留一位前臺(tái)接待人員值班。
相關(guān)記錄:《客戶來訪登記薄》——前臺(tái)
(五)電話的接聽和記錄
斷電話,自己再放話筒,電話鈴響超過3聲,接聽電話應(yīng)該致歉;
2、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;
轉(zhuǎn)到就近分機(jī),不需要再大聲提示。其他人員不要在總機(jī)處接聽電話。
人。在轉(zhuǎn)接前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。
話;
6、通話之后,應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒;
7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?,首先致歉,再詢問剛才來電的目的?/p>
8、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《來電記錄表》上;
信息正確無誤。
10、及時(shí)將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、來電接聽迅速,接聽電話使用普通話,聲音柔和;
信息接收人等,需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員;
相關(guān)記錄:《來電記錄表》——前臺(tái)
(六)日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理
用白紙;公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙;
護(hù)人員進(jìn)行檢查維修(詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”);
4、及時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī),并及時(shí)補(bǔ)充用紙;
2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作,做到節(jié)約資源;
維修;
再使用;
5、節(jié)約資源,愛惜紙張;
6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄:《設(shè)備報(bào)修單》——前臺(tái)
二、行政人事模塊:
(一)考勤統(tǒng)計(jì)
間及時(shí)數(shù)、職務(wù)代理人;
3、如有員工未打卡,請(qǐng)24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫《未打卡說明單》;
統(tǒng)計(jì)上月考勤情況。
2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù),應(yīng)做到實(shí)事求是,一視同仁。
相關(guān)記錄:《臨時(shí)簽到表》——前臺(tái)
《請(qǐng)假單》——前臺(tái)
《未打卡說明》——前臺(tái)
(二)人員外出登記(前臺(tái)提醒督促)
2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄;
3、特殊情況,外出前未登記,應(yīng)提前電話告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺(tái)。
臺(tái)填寫《未打卡說明表》;
5、考勤人員及時(shí)將未打卡詳情錄入電子文檔,便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。
注意事項(xiàng):1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系;
2、在留言板上及時(shí)提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況;
3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成,并做出統(tǒng)計(jì)。
相關(guān)記錄:留言板——辦公區(qū)
三、文檔資料管理:文件的收發(fā)
a、紙質(zhì)文件的收發(fā)
收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等,還需要求收/發(fā)件人簽字;
3、對(duì)于需要行政部存檔的,前臺(tái)應(yīng)復(fù)印1份存檔,原件交給相應(yīng)收件人;
4、前臺(tái)將原件交檔案管-理-員存檔,并要求檔案管-理-員簽字確認(rèn);
外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。
6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到;
檔。
以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容;
2、及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員;
3、按項(xiàng)目分類交檔案管-理-員歸檔。
相關(guān)記錄:《收文明細(xì)》——前臺(tái)
《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
《文件外送單》——前臺(tái)
b、電子文件的收發(fā)
文件夾;
中記錄,收/發(fā)方式在備注中注明;
4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)對(duì)方收到;
項(xiàng)目文件夾中。
于查找;
2、及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)是否收到;
3、按時(shí)將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員,由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。
相關(guān)記錄:收/發(fā)電子文件夾——前臺(tái)
《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
四:后勤服務(wù)管庫(kù)模塊:
(一)預(yù)定用餐、酒店
工作流程:1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店;
4、對(duì)于董事長(zhǎng)安排的預(yù)訂酒店的事宜,應(yīng)及時(shí)查閱酒店信息,預(yù)訂房間或用餐,需要提前預(yù)交押金或者房費(fèi)的,應(yīng)提前做好用款請(qǐng)示并交款,避免影響客人的入住或者用餐。
長(zhǎng)或陳總;
2、對(duì)于預(yù)訂送餐用餐時(shí)間比較緊的情況,可直接到商家購(gòu)買,或者請(qǐng)同事協(xié)助完成。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇四
一、日常工作:
1.接待接洽工作
公司來訪人員接待;
公司總機(jī)電話接聽、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作;
公司傳真收發(fā)的管理,打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理;
公司票務(wù)、酒店等的預(yù)定。
2.辦公管理工作
公司辦公用品的采購(gòu)、保管、登記和發(fā)放工作;
公司每日?qǐng)?bào)紙、信件的收發(fā)、領(lǐng)取登記、管理;
公司圖書庫(kù)的管理;
負(fù)責(zé)每月辦公用品、快遞費(fèi)用申付及各部門成本登記錄入;
3.行政事務(wù)
公司物業(yè)管理等費(fèi)用處理(房租、水電、停車、安檢、盆景租用等)
4.負(fù)責(zé)部門會(huì)議記錄;
二、協(xié)助工作
1. 協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)
2. 協(xié)助行政事務(wù)(辦事處注冊(cè)等資料準(zhǔn)備、行政報(bào)表錄入等)
3. 協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫(kù)登記,總帳統(tǒng)計(jì)。
前臺(tái)文員-崗位職責(zé)
[所屬行業(yè):未定行業(yè)]
發(fā)布者
1,負(fù)責(zé)前臺(tái)接待,登記,接轉(zhuǎn)交換機(jī)電話;
2,負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記;
5,負(fù)責(zé)飲用水管理,監(jiān)督環(huán)境衛(wèi)生;
6,收發(fā),整理和保管報(bào)刊函件等;
7,協(xié)助客服人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù);
8,完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作.
1.協(xié)助主管對(duì)人員的招聘。(按招聘流程)
2.公司人員的入離職手續(xù)辦理。
3.協(xié)助主管對(duì)新進(jìn)人員的培訓(xùn)。
4.公司人員檔案的建立與管制。(電腦化)
5.對(duì)員工考核調(diào)查。(微信公布情況、考勤、“周報(bào)、月報(bào)”統(tǒng)計(jì))
6.公司員工日常異動(dòng)。(事假/病假/休假/產(chǎn)假/喪假/轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等各種手續(xù)辦理)
7.公司獎(jiǎng)懲手續(xù)辦理。
8.對(duì)各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(公司程序文件/通訊錄/會(huì)議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類整理)
9.每日/月對(duì)公司職員工的考勤工作。(根據(jù)每日/月員工考勤、異動(dòng)情況做好報(bào)表登記月底做好統(tǒng)計(jì))
10.公司日常辦公用品采購(gòu)、保管、登記、發(fā)放。
11.協(xié)助主管簽訂職工勞動(dòng)合同/各類保險(xiǎn)辦理。
12.對(duì)公司鑰匙管理。
13.協(xié)助公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序。
14.負(fù)責(zé)例會(huì)的會(huì)議記錄。
15.完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。
行政前臺(tái)崗位職責(zé)
一、接聽前臺(tái)電話
1、前臺(tái)任意一臺(tái)電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話,即使是你正在接聽一個(gè)電話。
和晟杰(廈門)金融技術(shù)服務(wù)有限公司
and sheng jie (xiamen) financial technology service co., ltd 要與相關(guān)人員溝通好后方可接入。
3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的人員不在辦公室時(shí)及時(shí)留下對(duì)方的電話與姓名,方便公司人員與他取得聯(lián)系。
二、 接待好來公司拜訪的客戶
1、對(duì)來公司的客人禮貌用語(yǔ)“您好,請(qǐng)問您找哪位,有什么事情嗎?”“好的,請(qǐng)稍等,這邊請(qǐng)坐下?!眴柷鍋硪?,告知被訪人員,引薦雙方認(rèn)識(shí)會(huì)面。
2、對(duì)事先有告知的來訪人員,直接引薦到事先安排的地方,再告知被訪者,為雙方倒水。
3、來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。
4、認(rèn)真接待每一位顧客,做好公司的形象窗口。
三、其他工作
1、接收公司的郵件、快遞,通知本人來拿。
2、預(yù)訂辦公所需機(jī)票、車票、酒店、飯店等。
3、監(jiān)督辦公區(qū)域衛(wèi)生工作,提醒值日人員做好值日。
4、維護(hù)公司辦公用品的正常使用及日常保養(yǎng)。(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦、網(wǎng)絡(luò)、電話、電燈、空調(diào)、電風(fēng)扇、水電等)
5、完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。
一、日常工作:
1.接待接洽工作
公司來訪人員接待;
公司總機(jī)電話接聽、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作;
公司傳真收發(fā)的管理,打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理;
公司票務(wù)、酒店等的預(yù)定。
2.辦公管理工作
公司辦公用品的采購(gòu)、保管、登記和發(fā)放工作;
公司每日?qǐng)?bào)紙、信件的收發(fā)、領(lǐng)取登記、管理;
公司圖書庫(kù)的管理;
負(fù)責(zé)每月辦公用品、快遞費(fèi)用申付及各部門成本登記錄入;
3.行政事務(wù)
考勤系統(tǒng)的管理、考勤統(tǒng)計(jì)(每日/月之考勤報(bào)表/請(qǐng)假、加班、出差等手續(xù)跟進(jìn)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡等)
公司物業(yè)管理等費(fèi)用處理(房租、水電、停車、安檢、盆景租用等)
4.負(fù)責(zé)部門會(huì)議記錄;
二、協(xié)助工作
1. 協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)
2. 協(xié)助行政事務(wù)(辦事處注冊(cè)等資料準(zhǔn)備、行政報(bào)表錄入等)
3. 協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫(kù)登記,總帳統(tǒng)計(jì)。
前臺(tái)文員-崗位職責(zé)
1,負(fù)責(zé)前臺(tái)接待,登記,接轉(zhuǎn)交換機(jī)電話; 2,負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記;
3,負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和協(xié)助人力資源助理匯總考勤;
4,負(fù)責(zé)辦公用品管理;
1、負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接,拿起電話要說:“喂,您好,xx 公司”對(duì)來往電話聲音清晰、態(tài)度和藹,恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ);做好來電咨詢工作,重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員,不遺漏、延誤。
2、負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見,當(dāng)有訪客進(jìn)入接待廳時(shí),應(yīng)抬頭行注目禮“您好,請(qǐng)問找誰(shuí)”并請(qǐng)?jiān)L客入座。在一分鐘內(nèi)端上茶水,并負(fù)責(zé)加水,更新煙灰缸。嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范,保持良好的禮節(jié)禮貌。
3、負(fù)責(zé)公司前臺(tái)大廳和會(huì)議室以及總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放,大廳接待處,訪客離開后,應(yīng)三分鐘內(nèi)清洗好煙灰缸、茶杯:并隨時(shí)保持整潔干凈。
4、時(shí)刻堅(jiān)守在前臺(tái)工作崗位,遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作,不得隨意離開。 注意安全工作,下班前檢查電源是否都關(guān)閉,負(fù)責(zé)關(guān)好責(zé)任區(qū)內(nèi)的門窗。
5、負(fù)責(zé)公司各類信件、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作。
6、協(xié)助行政專干及人事專干完成相關(guān)的工作,認(rèn)真完成本部門分配的工作和任務(wù)。
1.協(xié)助主管對(duì)人員的招聘。(按招聘流程)
2.公司人員的入離職手續(xù)辦理。
3.協(xié)助主管對(duì)新進(jìn)人員的培訓(xùn)。
4.公司人員檔案的'建立與管制。(電腦化)
5.對(duì)員工考核調(diào)查。(微信公布情況、考勤、“周報(bào)、月報(bào)”統(tǒng)計(jì))
6.公司員工日常異動(dòng)。(事假/病假/休假/產(chǎn)假/喪假/轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等各種手續(xù)辦理)
7.公司獎(jiǎng)懲手續(xù)辦理。
8.對(duì)各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(公司程序文件/通訊錄/會(huì)議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類整理)
9.每日/月對(duì)公司職員工的考勤工作。(根據(jù)每日/月員工考勤、異動(dòng)情況做好報(bào)表登記月底做好統(tǒng)計(jì))
10.公司日常辦公用品采購(gòu)、保管、登記、發(fā)放。
11.協(xié)助主管簽訂職工勞動(dòng)合同/各類保險(xiǎn)辦理。
12.對(duì)公司鑰匙管理。
13.協(xié)助公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序。
14.負(fù)責(zé)例會(huì)的會(huì)議記錄。
15.完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。
行政前臺(tái)崗位職責(zé)
一、接聽前臺(tái)電話
1、前臺(tái)任意一臺(tái)電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話,即使是你正在接聽一個(gè)電話。
2、做好前臺(tái)電話的轉(zhuǎn)接工作,有人需要轉(zhuǎn)接到董事長(zhǎng)/總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、人事部時(shí)需要與相關(guān)人員溝通好后方可接入。
3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的人員不在辦公室時(shí)及時(shí)留下對(duì)方的電話與姓名,方便公司人員與他取得聯(lián)系。
二、 接待好來公司拜訪的客戶
1、對(duì)來公司的客人禮貌用語(yǔ)“您好,請(qǐng)問您找哪位,有什么事情嗎?”“好的,請(qǐng)稍等,這邊請(qǐng)坐下?!眴柷鍋硪?,告知被訪人員,引薦雙方認(rèn)識(shí)會(huì)面。
2、對(duì)事先有告知的來訪人員,直接引薦到事先安排的地方,再告知被訪者,為雙方倒水。
3、來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。
4、認(rèn)真接待每一位顧客,做好公司的形象窗口。
三、其他工作
1、接收公司的郵件、快遞,通知本人來拿。
2、預(yù)訂辦公所需機(jī)票、車票、酒店、飯店等。
3、監(jiān)督辦公區(qū)域衛(wèi)生工作,提醒值日人員做好值日。
4、維護(hù)公司辦公用品的正常使用及日常保養(yǎng)。(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦、網(wǎng)絡(luò)、電話、電燈、空調(diào)、電風(fēng)扇、水電等)
5、完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇五
2、負(fù)責(zé)公司的招聘網(wǎng)站,發(fā)布、更新工作職位;
3、保持辦公區(qū)域干凈整潔,物品歸類;
5、負(fù)責(zé)日常辦公用品采購(gòu)、發(fā)放、登記管理,辦公室設(shè)備管理;
6、完成部門經(jīng)理交代的其它工作。
7、負(fù)責(zé)接待客戶;
8、負(fù)責(zé)每日的客戶登記及客戶統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇六
前臺(tái)行政工作
一、衛(wèi)生清潔
會(huì)議室、會(huì)客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生
1、上班第一時(shí)間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào),整理會(huì)客室跟上級(jí)的辦公室。注意事項(xiàng):煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。
2、早上各個(gè)辦公室進(jìn)行開門、開窗通風(fēng);如有臟污需及時(shí)清理。
需要提醒辦公室員工對(duì)自己的辦公區(qū)域進(jìn)行及時(shí)清潔;
5、下班前關(guān)掉會(huì)客室茶桌電磁爐的開關(guān),關(guān)好門窗。
6、下班前整理好辦公桌椅,電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線,電話需統(tǒng)一擺放,保持整潔度。
7、下班時(shí)檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。
二 會(huì)議
1、行政助理負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作,辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失,應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行維修,確保不影響各部門正常使用。
傳真工作
傳真件必須按照公司已有的模板傳送。
3、快遞工作
收發(fā)快遞,按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時(shí)間由收件人領(lǐng)取(急件除外)。
四 辦公用品采購(gòu)與管理
1、各部門需求計(jì)劃收集
2、其他公共物品采購(gòu)計(jì)劃
公共物品包括:茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計(jì)劃內(nèi)的物品,以及其
他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購(gòu)的物品,此項(xiàng)公共物品若臨時(shí)急用,可報(bào)經(jīng)副總,進(jìn)行臨時(shí)采購(gòu),如果非急用,可在每月25日前匯總需求計(jì)劃,進(jìn)行集中采購(gòu)。
3、采購(gòu)流程
b、憑借審批的采購(gòu)申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理借支手續(xù);
五、辦公用品發(fā)放
2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。
3、每月定時(shí)對(duì)辦公用具進(jìn)行盤點(diǎn)。
六、辦公用品使用管理,
七 來客接待
接待流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;
3、倒水
4、通知相關(guān)工作人員有人來訪;
5、來客告辭時(shí)起身道別;
6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔;
9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。
八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作
1、協(xié)助制定放假通知、會(huì)議通知等公文的書寫、張貼工作;此類文書在有效期后均需存檔。
2、放行條管理:依次為放行條編碼,對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
3、公司證件:公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
九 通訊錄管理
1、熟悉公司人員的及通訊電話,及時(shí)更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式,負(fù)責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請(qǐng)郵箱,同時(shí)更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。
十 車輛管理
一、車輛申請(qǐng)使用管理
1、備有《車輛使用申請(qǐng)表》,由用車人在用車前填寫此表,并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字,行政部留存;若使用人在使用前未能填寫,則交車后補(bǔ)填。
2、使用人憑申請(qǐng)表到管-理-員處取車。
十一、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)
1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護(hù):若遇上ip地址重復(fù)情況,可按以下步驟更改
步驟:a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運(yùn)行對(duì)話框,輸入cmd
b、輸入ipconfig(輸入法為英語(yǔ)即單擊,為中文即雙擊enter鍵)即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。
c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)(即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)),打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心,點(diǎn)擊“更改適配器配置”,右擊本地連接,選擇屬性,雙擊tnternet 協(xié)議版本4,選擇“適用下面的ip地址”進(jìn)行更改ip地址。
十二、公司鑰匙的管理:公司鑰匙的編號(hào)均按照辦公桌下的插座編碼編排,需對(duì)員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。
十三、考勤
考勤記錄:下載考勤設(shè)備的記錄,根據(jù)外出單、請(qǐng)假單等進(jìn)行考勤的核對(duì)和整理。
1、人員外出登記
b、回到公司在《外出申請(qǐng)單》上登記回來時(shí)間以及辦事情況;
c、特殊情況,外出前未登記,需回公司后及時(shí)補(bǔ)登;
d、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工,并于每月將外出情況匯總,與 考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。
2、請(qǐng)假:如有員工請(qǐng)假,需到填寫《假期申請(qǐng)單》并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù);交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù);若上級(jí)不同意,需注明理 由再返回申請(qǐng)人。若特殊情況,未能提前提出假期申請(qǐng),需及時(shí)致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由,征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請(qǐng)假,回公司要及時(shí)補(bǔ)登。
十四、招聘
十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時(shí)性工作。
附:日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。
制作者:卡卡
1、負(fù)責(zé)公司總機(jī)電話的轉(zhuǎn)接工作,熟悉各分機(jī)號(hào)碼,對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的電話,記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告、負(fù)責(zé)來訪人員的登記、接待。絕不允許前臺(tái)空置無人,如有特殊情況,找人接替。
(1)對(duì)來訪人員,禮貌的了解基本情況后,請(qǐng)來訪者到會(huì)議室稍坐,及 時(shí)聯(lián)系其要找的人。
(2)對(duì)面試人員,請(qǐng)面試人員出示招聘簡(jiǎn)歷,帶到會(huì)議室等待,準(zhǔn)備好 招聘信息表,并通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。
(3)接待公司的重要客人或者總經(jīng)理的朋友等,將其帶到總經(jīng)理辦公室, 準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子,來賓就位后上茶(根據(jù)客人喜好準(zhǔn)備茶、咖 啡、白水),隨時(shí)關(guān)注來賓是否需要加水,會(huì)客完畢后將桌子清理干 凈(如有吸煙者,準(zhǔn)備煙缸,會(huì)客完畢后將煙缸清洗干凈)
3、日常辦公用品、桶裝水、工作餐的統(tǒng)計(jì)、預(yù)訂、數(shù)據(jù)匯總和分?jǐn)傎M(fèi)用;
5、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)及需安排午餐客戶的午餐預(yù)定;
7、公司進(jìn)行培訓(xùn)、或者召開會(huì)議時(shí),須提前到會(huì)議室,做好準(zhǔn)備工作。包括設(shè)備(電腦、投影儀、燈光等)的檢查,會(huì)議座椅的擺放和清潔等;會(huì)議結(jié)束后,將會(huì)議室回歸整齊。
15,負(fù)責(zé)與其他部門的協(xié)調(diào)工作,做好信息的上傳下達(dá);
16、負(fù)責(zé)公司信件、包裹、報(bào)紙等東西的.收發(fā)與轉(zhuǎn)交,收件或寄發(fā)快遞時(shí),均要做好登記工作,避免快件丟失;統(tǒng)計(jì)當(dāng)月快遞發(fā)放明細(xì),核對(duì)快遞公司對(duì)賬單,報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。
17、負(fù)責(zé)公司員工出差/公司來訪客戶所需機(jī)票、火車票及賓館預(yù)訂;
一、行政辦公管理模塊:
(一)環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查,植物的維養(yǎng)工作
2、隨時(shí)保持辦公區(qū)整潔,定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔;
3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對(duì)辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng),澆水、施肥等,并在《植物維養(yǎng)明細(xì)表》上做好詳細(xì)登記。
注意事項(xiàng):1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊;
2、及時(shí)補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等,保障公司后勤配備。
相關(guān)記錄:《植物維養(yǎng)指南》——前臺(tái)
《植物維養(yǎng)明細(xì)表》——前臺(tái)
(二)報(bào)刊雜志的收發(fā)
2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報(bào)紙《四川日?qǐng)?bào)》、《金融投資報(bào)》送至董事長(zhǎng)辦公室(具體要求見《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》)。
業(yè)不能及時(shí)送達(dá),前臺(tái)應(yīng)及時(shí)到大廳取回。
相關(guān)記錄:《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》——前臺(tái)
(三)對(duì)辦公區(qū)域的管理
工作流程:1、上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān);
2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。
處理,并在第二天上班后提醒同事注意;
醒注意。
相關(guān)記錄:《員工日常行為規(guī)范違規(guī)(紀(jì))記錄表》——行政主管。
(四)接待——面試、客戶來訪
工作流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;
3、如有必要,安排來訪者前往前臺(tái)前面的會(huì)議桌稍坐片刻;
4、準(zhǔn)備招待茶水飲料;
5、通知相關(guān)工作人員有人來訪;
6、如有需要,每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時(shí)起身道別;
訪登記簿》上注明;
10、及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。
2、《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄,并及時(shí)將使用完的記錄歸檔保管;
4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。
按下正對(duì)大門的前臺(tái)座位下的開關(guān),即可打開大門;
6、中午辦公室必須留一位前臺(tái)接待人員值班。
相關(guān)記錄:《客戶來訪登記薄》——前臺(tái)
(五)電話的接聽和記錄
斷電話,自己再放話筒,電話鈴響超過3聲,接聽電話應(yīng)該致歉;
2、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;
轉(zhuǎn)到就近分機(jī),不需要再大聲提示。其他人員不要在總機(jī)處接聽電話。
人。在轉(zhuǎn)接前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。
話;
6、通話之后,應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒;
7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)埽紫戎虑?,再詢問剛才來電的目的?/p>
8、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《來電記錄表》上;
信息正確無誤。
10、及時(shí)將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、來電接聽迅速,接聽電話使用普通話,聲音柔和;
信息接收人等,需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員;
相關(guān)記錄:《來電記錄表》——前臺(tái)
(六)日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理
用白紙;公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙;
護(hù)人員進(jìn)行檢查維修(詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”);
4、及時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī),并及時(shí)補(bǔ)充用紙;
2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作,做到節(jié)約資源;
維修;
再使用;
5、節(jié)約資源,愛惜紙張;
6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄:《設(shè)備報(bào)修單》——前臺(tái)
二、行政人事模塊:
(一)考勤統(tǒng)計(jì)
間及時(shí)數(shù)、職務(wù)代理人;
3、如有員工未打卡,請(qǐng)24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫《未打卡說明單》;
統(tǒng)計(jì)上月考勤情況。
2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù),應(yīng)做到實(shí)事求是,一視同仁。
相關(guān)記錄:《臨時(shí)簽到表》——前臺(tái)
《請(qǐng)假單》——前臺(tái)
《未打卡說明》——前臺(tái)
(二)人員外出登記(前臺(tái)提醒督促)
2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄;
3、特殊情況,外出前未登記,應(yīng)提前電話告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺(tái)。
臺(tái)填寫《未打卡說明表》;
5、考勤人員及時(shí)將未打卡詳情錄入電子文檔,便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。
注意事項(xiàng):1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系;
2、在留言板上及時(shí)提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況;
3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成,并做出統(tǒng)計(jì)。
相關(guān)記錄:留言板——辦公區(qū)
三、文檔資料管理:文件的收發(fā)
a、紙質(zhì)文件的收發(fā)
收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等,還需要求收/發(fā)件人簽字;
3、對(duì)于需要行政部存檔的,前臺(tái)應(yīng)復(fù)印1份存檔,原件交給相應(yīng)收件人;
4、前臺(tái)將原件交檔案管-理-員存檔,并要求檔案管-理-員簽字確認(rèn);
外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。
6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到;
檔。
以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容;
2、及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員;
3、按項(xiàng)目分類交檔案管-理-員歸檔。
相關(guān)記錄:《收文明細(xì)》——前臺(tái)
《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
《文件外送單》——前臺(tái)
b、電子文件的收發(fā)
文件夾;
中記錄,收/發(fā)方式在備注中注明;
4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)對(duì)方收到;
項(xiàng)目文件夾中。
于查找;
2、及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)是否收到;
3、按時(shí)將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員,由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。
相關(guān)記錄:收/發(fā)電子文件夾——前臺(tái)
《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
四:后勤服務(wù)管庫(kù)模塊:
(一)預(yù)定用餐、酒店
工作流程:1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店;
4、對(duì)于董事長(zhǎng)安排的預(yù)訂酒店的事宜,應(yīng)及時(shí)查閱酒店信息,預(yù)訂房間或用餐,需要提前預(yù)交押金或者房費(fèi)的,應(yīng)提前做好用款請(qǐng)示并交款,避免影響客人的入住或者用餐。
長(zhǎng)或陳總;
2、對(duì)于預(yù)訂送餐用餐時(shí)間比較緊的情況,可直接到商家購(gòu)買,或者請(qǐng)同事協(xié)助完成。
行政前臺(tái)工作流程
(一)環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查
4、每天早上9:10整理當(dāng)日的報(bào)紙歸納至總經(jīng)理室報(bào)夾,將更換下來的報(bào)刊統(tǒng)一放置,每?jī)蓚€(gè)月以廢品處理,所得費(fèi)用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財(cái)務(wù)。
注意事項(xiàng):1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊;
2、及時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生用紙等后勤配備;
3、報(bào)刊整理整潔有序,廢舊報(bào)刊處理及時(shí)。
相關(guān)記錄:《消耗品領(lǐng)用登記》——行政主管
《備用金流水帳簿》——行政主管
(二)接待——客戶來訪
工作流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;
3、如有必要,安排來訪者前往會(huì)客室稍坐片刻;
4、準(zhǔn)備招待茶水飲料;
5、通知相關(guān)工作人員有人來訪;
6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時(shí)起身道別;
10、及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。
4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。
相關(guān)記錄:《客戶來訪登記薄》——前臺(tái)
(三)電話的接聽和記錄
工作流程:1、電話響鈴兩聲后,立即接聽,注意禮貌用語(yǔ);
2、電話鈴響超過3聲,接聽電話應(yīng)該致歉;
3、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;
5、通話之后,應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒;
目的。
7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上;
對(duì)方接收信息正確無誤。
9、及時(shí)將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、來電接聽迅速,接聽電話使用普通話,聲音柔和;
間、內(nèi)容、信息接收人等,需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員;
知流程”);
相關(guān)記錄:《來電記錄表》——前臺(tái)
(四)日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理
張;
圖紙使用白紙;公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙;
公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修;(詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”);
4、及時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。
注意事項(xiàng):1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī),并及時(shí)補(bǔ)充用紙;
2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作,做到節(jié)約資源;
人員進(jìn)行維修;
同意付費(fèi)再使用;
5、節(jié)約資源,愛惜紙張;
6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄: 《設(shè)備報(bào)修單》——前臺(tái)
(五)收發(fā)《工作匯報(bào)表》
工作流程:1、每月1日分發(fā)《工作匯報(bào)表》;
考勤統(tǒng)計(jì)一并交財(cái)務(wù)造工資表;
4、最后《工作匯報(bào)表》返行政主管歸檔。
表完成后將《工作匯報(bào)表》返行政主管歸檔。
相關(guān)記錄:《工作匯報(bào)表》——前臺(tái)
(六)人員外出登記(前臺(tái)提醒督促)
工作流程:1、所有外出人員需提前電話聯(lián)系對(duì)方,讓對(duì)方做好準(zhǔn)備;
2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等;
3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時(shí)間以及辦事情況;
4、特殊情況,外出前未登記,需回公司后及時(shí)補(bǔ)登;
考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。
注意事項(xiàng):1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系;
2、在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況;
3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成,并做出統(tǒng)計(jì)。
4、及時(shí)將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄:《外出人員登記表》——前臺(tái)
(七)考勤統(tǒng)計(jì)
前臺(tái)交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù);若上級(jí)不同意,需注明
理由再返回申請(qǐng)人;
統(tǒng)計(jì)考勤,簽字后交行政主管審核簽字;
務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱;
5、總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔,另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計(jì)公示。
主管歸檔,另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計(jì)公示。
相關(guān)記錄:《考勤統(tǒng)計(jì)》——前臺(tái)
《請(qǐng)假登記表》——前臺(tái)
(八)文件的收發(fā)
a、紙質(zhì)文件的收發(fā)
人簽字;
3、前臺(tái)復(fù)印2份,1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,1份交總經(jīng)理;
4、前臺(tái)將原件交檔案管-理-員存檔,并要求檔案管-理-員簽字確認(rèn)。
寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。
6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到;
管-理-員歸檔。
簽字,以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容;
2、及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員;
3、按項(xiàng)目分類交檔案管-理-員歸檔。
相關(guān)記錄:《收文明細(xì)》——前臺(tái)
《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
《文件外送單》——前臺(tái)
b、電子文件的收發(fā)
_項(xiàng)目名稱”的文件夾;
文明細(xì)》中記錄,收/發(fā)方式在備注中注明;
4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)對(duì)方收到;
5、當(dāng)天工作結(jié)束后,將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管-理-員,由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。
2、及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)是否收到;
文件夾中。
相關(guān)記錄:收/發(fā)電子文件夾——前臺(tái)
《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)
1, 每月13號(hào)之前準(zhǔn)備好公司上月考勤表格,整理好后轉(zhuǎn)
發(fā)給人事
2, 每天早上樓下領(lǐng)取華西都市報(bào)
3, 新員工進(jìn)來后負(fù)責(zé)員工通訊錄更新及門禁和考勤系統(tǒng)
更新
4, 每月初每人發(fā)兩盒紙,,限發(fā)兩盒
5, 每月月底25號(hào)之前向各部門統(tǒng)計(jì)辦公用品采購(gòu)需求表,
錄相符
8, 每周五早上交下周工作計(jì)劃
9, 每天檢查衛(wèi)生的打掃情況
12, 負(fù)責(zé)上級(jí)交待下來的文件的打印和復(fù)印等
13, 負(fù)責(zé)前臺(tái)的客戶接待和登記和存檔。每天來的客戶量登
14, 負(fù)責(zé)每周公司的會(huì)議記錄,把當(dāng)天要開的會(huì)議記錄下來
或者上級(jí)吩咐下來的事情傳達(dá)給各個(gè)部門.
15, 負(fù)責(zé)每天電話的登記做成電子文檔,每天存檔發(fā)給行政
印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù) 17,
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇七
2.收發(fā)傳真并轉(zhuǎn)交給部門
3.管理辦公用品,辦公用品的尋價(jià)及採(cǎi)購(gòu),對(duì)公司人員申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品進(jìn)行登記,發(fā)放。每月與行政,財(cái)務(wù)進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)工作,并將匯總表上報(bào)給部門經(jīng)理一份。
4.承辦員工考勤工作和外出登記,每天檢查到崗情況,每天不定時(shí)檢查員工有無中途離崗等等,違反考勤制度的,沒有正規(guī)手續(xù)的,一律嚴(yán)格按制度執(zhí)行,無特殊情況當(dāng)月考勤在次月第二日內(nèi)完成,每天更新考勤表電子版,連同工作日志一同發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
5.規(guī)范化公司固定資出產(chǎn)的.庫(kù)和入庫(kù)工作和出庫(kù)單入庫(kù)單的規(guī)范使用和管理,出庫(kù)或領(lǐng)用、庫(kù)存,建立電子版,每天發(fā)給主管行政的領(lǐng)導(dǎo)郵箱里。
6.協(xié)助人事辦理人員離職,入職的相關(guān)手續(xù)
7.快遞的收發(fā)工作,并做好登記本人簽字確認(rèn)的相關(guān)工作
8.每日向全公司人員收集個(gè)人日?qǐng)?bào)內(nèi)容,整理好及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)
9.及時(shí)申請(qǐng)交納水費(fèi),快遞費(fèi),辦公用品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷工作
10.隨時(shí)更新和管理員工的通訊錄併發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)及各個(gè)分公司
11.及時(shí)下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的各類通知包括口頭通知
12.給招聘主管做好面試人員面試接待的工作
13.信件和書刊的收發(fā),并做好相關(guān)的登記工作
14.票務(wù)的查詢
15.公司員工飲用水的訂購(gòu)及管理
16.定期抽查辦公區(qū)內(nèi)是否存有的安全隱患問題
17.會(huì)議室使用管理和客戶接待引見支持工作
18.會(huì)議結(jié)束后清理會(huì)議室
18.協(xié)助好各部門組織公司活動(dòng)等事宜
19.協(xié)助各部門打印相關(guān)信息
20.協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)完成辦公室日常事務(wù)以及其他部門相關(guān)工作等事宜。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇八
2、 接待來訪客戶并及時(shí)準(zhǔn)確通知被訪人員;
3、 負(fù)責(zé)公司機(jī)票訂購(gòu)、酒店預(yù)訂和接待流程的擬發(fā)和落實(shí)。;
4、 做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作;
5、 協(xié)助辦理入轉(zhuǎn)調(diào)離等人事運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)工作,協(xié)助團(tuán)建活動(dòng)等;
6、 協(xié)助各部門完成日常事務(wù)工作。
公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容網(wǎng)篇九
1、時(shí)刻堅(jiān)守在前臺(tái)工作崗位,遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作,不得隨意離開。
2、前臺(tái)文員負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接,做好來電咨詢工作,重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員,不遺漏、延誤。
3、負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見,嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范,保持良好的禮節(jié)禮貌。
4、負(fù)責(zé)公司的文件處理工作,打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。
5、負(fù)責(zé)公司各類信件、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作。
6、對(duì)客戶的投訴電話,及時(shí)填寫登記表,并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì),定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理。
7、負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放,并保持整潔干凈。
8、接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作。
9、認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定,完成本部門分配的工作和任務(wù)。
10、管理辦公各種辦公設(shè)備,合理使用并提高設(shè)備的使用效率,提倡節(jié)儉。
前臺(tái)文員的工作內(nèi)容(二)
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